Cristina Hurtado López

027.7 · Bibliotecas universitariasAcademic libraries

El costo del conocimiento empieza en casa

The cost of knowledge starts at home

La Semana Internacional del Acceso Abierto nos preguntó cuánto cuesta el conocimiento. Mi respuesta, después de casi tres décadas en bibliotecas universitarias: el más caro es el que nuestra propia universidad produce y luego pierde.

International Open Access Week asked what knowledge costs. My answer, after almost three decades in university libraries: the most expensive knowledge is the kind our own university produces and then loses.

Cristina Soledad Hurtado López · 28 de octubre de 2026 · 7 min de lecturaCristina Soledad Hurtado López · October 28, 2026 · 7 min read

La semana pasada, del 19 al 25 de octubre, bibliotecas de todo el mundo celebraron la Semana Internacional del Acceso Abierto. Este año SPARC, la organización que la coordina, eligió como tema “The Cost of Knowledge”: el costo del conocimiento. La invitación es a pensar en los costos financieros, humanos y ambientales de crear, compartir y sostener el conocimiento, sobre todo cuando esos costos responden a intereses privados y no al interés público.

Casi siempre que hablamos de este tema pensamos en lo que pagamos hacia afuera: suscripciones a bases de datos, paquetes de revistas, cargos por publicar en acceso abierto. Son costos reales y cada año pesan más en el presupuesto de cualquier universidad. Pero quiero hablar de un costo que casi nunca aparece en un informe: el conocimiento que nuestras propias instituciones producen y no saben conservar.

Tesis que viven en un disco duro personal. Reportes de investigación que se quedaron en el correo de alguien que ya se jubiló. Memorias de congresos, materiales didácticos, informes de proyectos financiados con recursos públicos. Todo eso costó horas de trabajo, asesorías, laboratorios y becas. Cuando se pierde, la universidad paga dos veces: lo que costó producirlo y lo que cuesta no poder demostrar que existe.

Una tesis de 2006 que todavía se puede leer

Lo digo también por experiencia propia. Mi tesis de maestría en el Tecnológico de Monterrey, sobre la efectividad, eficacia y eficiencia en el diseño de las bibliotecas, la presenté en 2006. Veinte años después cualquier persona puede consultarla en texto completo, sin pagar, porque el Tec la conserva en su repositorio institucional con un identificador permanente. No la encontré en una caja ni en una memoria USB; la encontré con un enlace que no ha cambiado.

Eso es exactamente lo que hace un repositorio cuando está bien gestionado: convierte el trabajo académico en patrimonio de la institución y, al mismo tiempo, en un bien público.

En México el marco legal ya existe

No partimos de cero. En mayo de 2014 se reformó la Ley de Ciencia y Tecnología para incorporar el acceso abierto y crear el Repositorio Nacional; en noviembre de ese año se publicaron los Lineamientos Generales para el Repositorio Nacional y los Repositorios Institucionales, y en 2015 los Lineamientos Técnicos. En mayo de 2023 se expidió la Ley General en Materia de Humanidades, Ciencias, Tecnologías e Innovación, que retoma la figura como Repositorio Nacional en Materia de Humanidades, Ciencias, Tecnologías e Innovación. A nivel internacional, 193 países adoptaron en 2021 la Recomendación de la UNESCO sobre la Ciencia Abierta.

Es decir, la pregunta ya no es si las universidades deben compartir su producción académica, sino cómo lo hacen bien. Y ahí es donde, en mi experiencia, la conversación deja de ser técnica y se vuelve de gestión.

Lo que he aprendido trabajando con repositorios

He tenido la oportunidad de dirigir centros de información, apoyar servicios de biblioteca digital y trabajar directamente en el repositorio institucional de la IBERO León. Estas son las lecciones que comparto con cualquier equipo directivo que me pregunta por dónde empezar:

  1. Un repositorio es un servicio, no una instalación de software. La plataforma es la parte fácil. Lo difícil es definir quién deposita, quién revisa, quién responde cuando algo falla y cómo se sostiene el servicio cuando cambia la administración.
  2. Primero la política, después la plataforma. Antes de elegir sistema hay que tener por escrito qué se deposita, con qué licencia, quién lo autoriza y en qué casos aplica un periodo de embargo. Sin política, el repositorio se llena de excepciones.
  3. Los derechos se piden una vez, y bien. El mejor momento para obtener la autorización de un autor es cuando entrega su tesis o su informe final, con un formato claro y una licencia explicada en lenguaje sencillo. Pedirla años después es casi imposible.
  4. Los metadatos son la inversión que más rinde. Un registro bien descrito, con nombres normalizados, palabras clave consistentes y una fecha correcta, es lo que permite que el documento sea cosechado por sistemas como el Repositorio Nacional o redes regionales, y que aparezca en los buscadores. Un PDF sin metadatos es un archivo; con metadatos es conocimiento localizable.
  5. Medir lo que le importa a la rectoría. Descargas, consultas por país, cumplimiento de las disposiciones nacionales, visibilidad de los programas de posgrado. Cuando el repositorio reporta en el idioma de la dirección, deja de verse como un gasto de la biblioteca y empieza a verse como un activo de la universidad.
  6. Pensar en la preservación desde el primer día. Formatos abiertos, respaldos verificados e identificadores persistentes. Lo que no se preserva hoy, será otra pérdida silenciosa dentro de diez años.
El acceso más barato que una universidad puede ofrecer es el acceso a lo que ella misma ya produjo.

Cinco preguntas para quienes dirigen una institución

Si usted está al frente de una universidad, una facultad o una biblioteca, le propongo hacer estas preguntas en su próxima reunión con el equipo de información:

Las respuestas suelen decir mucho más sobre la gestión de la institución que sobre su tecnología.

Para cerrar

El tema de este año nos pide reflexionar sobre quién se beneficia cuando el conocimiento se encarece. Creo que una parte importante de la respuesta está en nuestras propias manos: cuidar, describir y compartir lo que nuestras comunidades académicas ya crearon. Es trabajo silencioso, pero es de los que más valor devuelve.

Si su institución está iniciando o revisando su repositorio, con gusto platico con su equipo.

Fuentes

Cristina Soledad Hurtado López

Cristina Soledad Hurtado LópezBibliotecaria académica y consultora en gestión del conocimiento. Maestra en Ciencias de la Información y Administración del Conocimiento y Maestra en Administración por el Tecnológico de Monterrey.

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Last week, from October 19 to 25, libraries around the world celebrated International Open Access Week. This year SPARC, the organization that coordinates it, chose the theme “The Cost of Knowledge.” It invites us to think about the financial, human and environmental costs of creating, sharing and sustaining knowledge, especially when those costs are driven by private interests rather than the public interest.

When we talk about this, we usually think about what we pay to others: database subscriptions, journal packages, fees to publish in open access. Those costs are real, and every year they weigh more heavily on a university's budget. But I want to talk about a cost that almost never shows up in a report: the knowledge our own institutions produce and don't know how to keep.

Theses that live on someone's personal hard drive. Research reports stuck in the inbox of a colleague who has since retired. Conference proceedings, teaching materials, reports from publicly funded projects. All of it took hours of work, advising, labs and scholarships. When it is lost, the university pays twice: once to produce it, and again because it can no longer show that it exists.

A 2006 thesis you can still read

I say this from experience. I completed my master's thesis at Tecnológico de Monterrey, on effectiveness, efficacy and efficiency in library design, in 2006. Twenty years later anyone can read the full text, free of charge, because Tec keeps it in its institutional repository with a permanent identifier. I didn't find it in a box or on a USB drive. I found it through a link that has never changed.

That is exactly what a well-managed repository does: it turns academic work into institutional heritage and, at the same time, into a public good.

In Mexico, the legal framework already exists

We are not starting from zero. In May 2014, Mexico amended its Science and Technology Law to include open access and create a National Repository. General guidelines for the National Repository and institutional repositories followed that November, and technical guidelines in 2015. In May 2023, the new General Law on Humanities, Sciences, Technologies and Innovation carried the National Repository forward under its new name. Internationally, 193 countries adopted the UNESCO Recommendation on Open Science in 2021.

So the question is no longer whether universities should share their academic output, but how to do it well. In my experience, that is where the conversation stops being technical and becomes a management conversation.

What I have learned working with repositories

I have had the opportunity to lead information centers, support digital library services and work directly on the institutional repository at IBERO León. These are the lessons I share with any leadership team that asks me where to start:

  1. A repository is a service, not a software install. The platform is the easy part. The hard part is deciding who deposits, who reviews, who answers when something breaks, and how the service survives a change of administration.
  2. Policy first, platform second. Before choosing a system, put in writing what gets deposited, under which license, who authorizes it and when an embargo applies. Without a policy, a repository fills up with exceptions.
  3. Ask for rights once, and ask well. The best moment to get an author's permission is when they submit their thesis or final report, with a clear form and a license explained in plain language. Asking years later is almost impossible.
  4. Metadata is the investment that pays back most. A well-described record, with standardized names, consistent keywords and the right date, is what allows a document to be harvested by systems such as Mexico's National Repository or regional networks, and to show up in search engines. A PDF without metadata is a file; with metadata it is findable knowledge.
  5. Measure what the president's office cares about. Downloads, use by country, compliance with national requirements, visibility of graduate programs. When the repository reports in the language of leadership, it stops looking like a library expense and starts looking like a university asset.
  6. Plan for preservation from day one. Open formats, verified backups and persistent identifiers. Whatever we don't preserve today becomes another silent loss ten years from now.
The cheapest access a university can offer is access to what it has already produced.

Five questions for institutional leaders

If you lead a university, a school or a library, I suggest asking these questions at your next meeting with your information team:

The answers usually say much more about how an institution is managed than about its technology.

To close

This year's theme asks us who benefits when knowledge becomes more expensive. I believe an important part of the answer is in our own hands: caring for, describing and sharing what our academic communities have already created. It is quiet work, but it is some of the work that gives back the most value.

If your institution is launching or reviewing its repository, I would be glad to talk with your team.

Sources

Cristina Soledad Hurtado López

Cristina Soledad Hurtado LópezAcademic librarian and knowledge management consultant. Master's in Information Sciences and Knowledge Management and Master's in Administration, Tecnológico de Monterrey.

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